Ketika bekerja dengan dokumen Excel pasti ada kemungkinan
kita memasukkan data yang salah. Entri yang salah ini akan berakibat buruk
terutama ketika membuat laporan sensitif.
Bayangkan data laporan keuangan yang ketika kita
harusnya memasukkan nilai angka tetapi malah kita masukkan teks, tentunya
penjumlahan angka-angka pada laporan tersebut akan menjadi kacau.
Sebagai contoh, coba perhatikan screenshot dokumen di
bawah ini. Adakah hal yang aneh?
Terlihat bahwa total nilai adalah 175000 padahal
seharusnya adalah 366000 (45000 + 130000 + 191000). Apa kesalahan yang terjadi?
Ternyata pada nilai untuk Powerbank tertulis 19I000 (sembilan belas diikuti
huruf I dan tiga angka nol) dan bukannya 191000 (seratus sembilan puluh satu
ribu rupiah).
Untuk mencegah hal-hal seperti ini Anda dapat
menggunakan fitur Data Validation. Ikutilah langkah berikut yang menunjukkan
pemakaian Data Validation.
1.
Buatlah worksheet baru pada aplikasi
Excel 2010 Anda.
2.
Ketiklah data persis seperti yang
terlihat pada gambar di atas.
3.
Pilih range D2:D4.
4.
Pilih tab Data, klik
menu Data Validation.
5.
Pada dialog Settings yang muncul,
terdapat beberapa entri. Untuk entri Allow terdapat berbagai
tipe validation, untuk kepentingan contoh kita pilih Whole number.
Masukkan pilihan greater than or equal to untuk entri Data.
Dan angka 0 untuk bagian entri Minimum. Klik
tombolOK.
6.
Kembali ke worksheet kita seakan-akan
tidak terjadi apa-apa. Sekarang, cobalah pilih menu Data Validation -> Circle
Invalid Data.
Akan terlihat kalau angka 19I000 yang salah akan
dilingkari dengan warna merah. Terlihat dengan jelas bagaimana sekarang kita
dapat menandai penulisan yang salah dengan kondisi validasi data yang kita
masukkan sebelumnya.
7.
Sekarang coba hapus isi cell D4 dan
ganti dengan angka 191000. Apa yang terjadi? Lingkaran merah akan hilang secara
otomatis dan total penjumlahan akan bernilai 366000.
8.
Cobalah ganti lagi isi cell D4 dengan
angka yang salah, misalkan 19C000. Apa yang terjadi? Karena data validation
akan memproteksi isi cell kita dengan kondisi yang sudah kita definisikan, maka
pada saat memasukkan data yang salah akan muncul pesan error seperti gambar
berikut.
9.
Selesai.
0 komentar:
Posting Komentar